Ruisrock är en av Finlands största musikfestivaler. Evenemanget har hållits i Åbo på ön Ruissalo sedan 1970. Den natursköna ömiljön, med havet som bakgrund, skapar fantastiska förutsättningar för festivalen.
Den stämningsfulla och naturnära Ruissalo folkpark har dock från början varit en utmanande plats för ett stort evenemang: logistik och numera även dataförbindelser måste planeras noggrant. Ruisrock, som varje år lockar över 100 000 festivalbesökare, måste noggrant fundera på hur betalningssystemet och dess nödvändiga nätverksförbindelser kan fungera för att möta festivalens ständigt växande behov.
”Eftersom Ruissalo är ett område med både naturligt och kulturhistoriskt värde, genomsyrar miljöperspektivet nästan all verksamhet.”
År 2024 blev Ruisrock för första gången ett helt kontantfritt evenemang. Detta innebar investeringar i ett smidigt betalningssystem samt en pålitlig partner som kunde hantera betalningstrafiken med professionalism och precision. CoreGo ansvarade inte bara för att bygga betalningssystemet för Ruissalo utan även för att upprätthålla det nätverk som stödjer betalningstrafiken under festivalhelgen. CoreGos team var närvarande under hela evenemanget för att säkerställa att hjälp alltid fanns tillgänglig vid eventuella problem.
Den natursköna och värdefulla Ruissalo är en fantastisk plats, men också en utmanande miljö för stora evenemang.
Att arrangera ett av Finlands största evenemang på en ö mitt i naturen är inte helt enkelt. Alla delar av evenemangsproduktionen måste planeras med hänsyn till miljön och den utmanande logistiken.
”Eftersom Ruissalo är ett område av naturligt och kulturhistoriskt värde, betonas miljöperspektivet och respekt för området i nästan all verksamhet,” säger CoreGos tekniska ansvarige Miro Laukkanen.
”Detta speciella område medför sina egna utmaningar,” instämmer Ruisrocks operativa chef Sara Sarkkinen.
”När en festival byggs upp från grunden finns det betydligt mindre infrastruktur jämfört med etablerade festivalområden. Betalningssystemet är en avgörande tjänst som måste fungera sömlöst.”
För CoreGos betalningssystem byggs en privat, skyddad nätverksförbindelse med licensierade radiovågor. CoreGo säkerställer nätverkets funktion genom att även använda satellitförbindelse. Att bygga det trådlösa nätverket tar bara några timmar. Det sparar mycket tid jämfört med att dra kablar, vilket skulle ta flera dagar.
Det trådlösa nätverket gör det också möjligt att minimera störningen på miljön när nätverket byggs, vilket är ett viktigt mål för CoreGo och betonas i Ruissalos värdefulla miljö.
Enligt Ruisrocks Sarkkinen är ett eget nätverk för betalningstrafiken av stor betydelse för evenemanget:
”Området har många aktörer och funktioner som behöver nätverksförbindelse. Belastningen på nätverket är därför stor, och det är viktigt att betalningstrafiken har ett eget nätverk och en egen förbindelse. På så sätt har vi två separata nätverk på evenemanget som också kan stötta varandra vid behov.”
För Ruisrock är det viktigt att partnern förstår de särskilda förhållandena vid stora evenemang
Planeringen av betalningssystemet för evenemanget utgår alltid från kundens behov och önskemål. Genom samtal får CoreGos team en bild av vad som är kritiskt för evenemangets framgång och var det kan finnas flexibilitet. Inom evenemangsbranschen är plötsliga förändringar vanliga och det är alltid viktigt att vara förberedd på detta, förklarar CoreGos Laukkanen.
”Vid valet av partner var det viktigt att aktören är van vid att arbeta i festivalmiljö,” säger Ruisrocks Sarkkinen.
Sarkkinen berättar att evenemangsorganisationen har varit mycket nöjd med att ha valt CoreGo som partner.
”I ett stort evenemang måste man vara förberedd på att något oväntat kan inträffa varje år. CoreGo har ett professionellt team som alltid är lätt att arbeta med när man löser problem.”
I evenemangsmiljön är det viktigt att säkerställa kontinuerlig drift och säkerhet. På festivalområdet rör sig både besökare och personal i stora mängder, och därför ser CoreGo noga till att till exempel antenner placeras säkert
”Vid valet av partner var det viktigt att aktören är van vid att arbeta i festivalmiljö.”
CoreGos Laukkanen betonar också att öppen kommunikation mellan evenemangsorganisationen och leverantören är mycket viktig på stora evenemang. Tätt samarbete och ett proaktivt förhållningssätt är avgörande för båda parter.
Betalningssystemets påverkan på besökarupplevelsen är betydande
Väl fungerande betalningstjänster är en viktig del av festivalbesökarnas upplevelse, och särskilt för mat- och dryckesverksamheten är ett fungerande betalningssystem avgörande. Mat och dryck är viktiga tjänster under ett veckolångt evenemang. Med en grundbiljett till Ruisrock får besökare tillgång till festivalområdet endast en gång om dagen, så många besökare är beroende av festivalens mat- och dryckeserbjudanden under hela den långa evenemangs-dagen.
”Effekterna av ett opålitligt och dåligt fungerande betalningssystem syns direkt i försäljningen under evenemanget,” säger CoreGos Laukkanen.
”Eftersom betalningsmetoden endast är kortbetalning är det avgörande att betalningstjänsterna fungerar smidigt utan avbrott under hela festivalen.”
Ruisrocks matverksamhet ansvaras av Helsingfors Rock and Roll Oy. HRR:s chef för evenemangets matverksamhet, Toni Piiroinen, betonar att en smidig betalningstjänst är mycket viktig både för kunderna och för evenemangets restaurangpersonal:
”På Ruisrock finns det tiotusentals kunder som använder tjänster och förväntar sig att allt fungerar smidigt. Eftersom betalningen endast sker med kort är det avgörande för evenemanget att betalningstjänsterna fungerar hela tiden utan avbrott.”
För restaurangverksamheten är en av de viktigaste funktionerna i systemet enligt Piiroinen också enkelheten och flexibiliteten i backend-systemet. I en evenemangsmiljö måste ofta sista minuten-ändringar göras i produktutbudet. Detta kunde CoreGos system hantera utan problem.
Det är också viktigt att supporten är nära till hands om problem uppstår med betalterminalerna eller systemet under evenemanget.
”Problem uppstår vid alla evenemang av denna storlek, och den dagliga personalen finns alltid på plats för att lösa dessa problem. Problem löstes enkelt och snabbt genom CoreGos supportteam,” säger Piiroinen, som också tackar CoreGo för att ha ordnat tillräcklig utbildning och introduktion för HRR:s personal i systemanvändning.
Även Ruisrocks Sarkkinen konstaterar att betalningstjänsternas funktion har en betydande inverkan på besökarnas upplevelse. Det är något som, om det fungerar perfekt, är en osynlig del av evenemanget, men om problem uppstår kan det påverka den upplevelse som besökarna tar med sig från evenemanget.
“Fungerande betalningstjänster har en stor inverkan på besökarnas upplevelse – i stället för att slösa tid på att stå i kö kan de lägga mer tid på att njuta av evenemanget.”