Ruisrock er en av Finlands største musikkfestivaler. Arrangementet har blitt arrangert siden 1970 i Ruissalo, Turku – øylandskapet gir fantastiske rammer for en festival ved havet og i naturen.
Den stemningsfulle og naturnære Ruissalon nasjonalpark har imidlertid vært en utfordrende festivalplass fra begynnelsen av: logistikk og datakommunikasjon må planlegges nøye. Med over 100 000 festivaldeltakere årlig, må Ruisrock nøye vurdere hvordan betalingssystemet og de nødvendige nettverksforbindelsene skal fungere for å møte de stadig voksende behovene til festivalproduksjonen.
“Ruissalo er et område av stor natur- og kulturhistorisk verdi, så miljøhensyn er fremtredende i nesten all virksomhet.”
Ruisrock var i 2024 for første gang helt kontantfri. Dette krever investeringer i et smidig betalingssystem og en partner som kan levere betalingsløsningen med profesjonalitet og presisjon. CoreGo bygger ikke bare betalingssystemet for Ruissalo, men også et nettverk som støtter transaksjonsbehandlingen gjennom festivalhelgen. CoreGos team er på plass hele arrangementet for å sikre at hjelp er tilgjengelig i tilfelle problemer.
Den naturskjønne Ruissalo er fantastisk, men en utfordrende arena for et stort arrangement
Å arrangere et av Finlands største arrangementer på en øy i naturen er ikke helt enkelt. Alle aspekter ved festivalproduksjonen må planlegges med hensyn til miljøet og den utfordrende logistikken.
“Ruissalo er et område av stor natur- og kulturhistorisk verdi, så miljøhensyn og respekt for området er veldig viktig,” sier CoreGos tekniske ansvarlige Miro Laukkanen.
“Det spesielle området gir sine egne utfordringer,” sier Ruisrocks administrasjonssjef Sara Sarkkinen.
“Når festivalen bygges fra bunnen av, er infrastrukturen ikke allerede på plass, som det kan være på flere andre festivalområder. Betalingssystemet er en kritisk tjeneste som må fungere.”
For CoreGos betalingssystem bygges det et privat, beskyttet nettverk med lisenserte radiobølger. I tillegg bekrefter CoreGo betalingsnettverkets funksjonalitet med en satellittforbindelse. Bygging av det trådløse nettverket tar noen timer, noe som sparer mye tid sammenlignet med å trekke kabler – kabelleggingen ville tatt flere dager.
Det trådløse nettverket gjør det også mulig å minimere inngrep i naturen under byggingen av nettverket, noe som er et viktig mål for CoreGo og som understrekes i Ruissalos verdifulle miljø.
Ifølge Sarkkinen fra Ruisrock er det viktig at betalingssystemet har et eget nettverk:
“Det er mange aktører og funksjoner på området som trenger nettverk. Belastningen på nettverket er stort, og derfor er det viktig at betalingssystemet har sitt eget dedikerte nettverk. På denne måten har vi to separate nettverk som også kan støtte hverandre ved behov.”
For Ruisrock er det viktig at partneren forstår de spesifikke kravene ved å jobbe på store arrangementer
Planleggingen av betalingssystemet for arrangementet starter alltid med å kartlegge kundens behov og ønsker. Basert på diskusjonene, identifiserer CoreGos team hvilke behov som er kritiske for arrangementets suksess og hvor det kan være rom for fleksibilitet. Uventede endringer skjer ofte i festivalbransjen, og man må alltid være forberedt på det, sier Laukkanen fra CoreGo.
“I valget av partner var det viktig at aktøren er vant til å jobbe i festivalmiljøet,” sier Sarkkinen fra Ruisrock.
Sarkkinen forteller at festivalorganisasjonen har vært svært fornøyd med valget av CoreGo som samarbeidspartner.
“På et stort arrangement må man være forberedt på at det skjer uventede ting hvert år. CoreGo har et profesjonelt team som det alltid er lett å samarbeide med for å løse utfordringer.”
I et festivalmiljø er det viktig å sikre kontinuerlig drift og sikkerhet. På festivalområdet er det mye publikum og personale, og derfor sørger CoreGo for en trygg plassering av nødvendige antenner.
“I valget av partner var det viktig at aktøren er vant til å jobbe i festivalmiljøet.”
Laukkanen fra CoreGo understreker også at åpen kommunikasjon mellom festivalorganisasjonen og leverandøren er veldig viktig for store arrangementer. Nær og proaktiv kommunikasjon er avgjørende for begge parter.
Hvordan et fungerende betalingssystem påvirker festivalopplevelsen
En pålitelig betalingsstruktur er en viktig del av festivalens besøkelsesopplevelse, og spesielt for mat- og drikketjenester er et fungerende betalingssystem avgjørende. Mat og drikke er viktige tjenester på en helgefestival. Med en vanlig billett til Ruisrock får festivalbesøkende tilgang til området én gang per dag, så mange er avhengige av festivalens mattilbud hele den lange festivaldagen.
“Effektene av et upålitelig og dårlig fungerende betalingssystem vises umiddelbart i salget under arrangementet,” sier Laukkanen fra CoreGo.
“Når betalingsmetoden utelukkende er kortbetaling, er det avgjørende at betalingssystemet fungerer sømløst hele festivalen uten avbrudd.”
Ruisrocks matdrift ledes av Helsingin Rock and Roll Oy. Toni Piiroinen, leder for HRR sin festivalmatdrift, understreker viktigheten av et velfungerende betalingssystem både for kundene og for matboder og –personale:
“Ruisrock har titusener av kunder som bruker tjenester og forventer at alt fungerer sømløst. Når betalingsmetoden er kortbetaling, er det livsviktig for arrangementet at betalingssystemet fungerer uten avbrudd hele festivalen.”
For matdriften er det også viktig at systemet er klart og tilpassbart, ifølge Piiroinen. I festivalmiljøet er det ofte behov for å gjøre endringer på produktene til siste liten. Dette er enkelt å gjøre med CoreGos system.
Det er også viktig at support er tilgjengelig under arrangementet hvis det oppstår problemer med betalingsterminalene eller systemet.
“Det oppstår alltid problemer på arrangementer av denne størrelsen, og det er alltid personale på plass for å håndtere dem. Problemer ble løst raskt og effektivt av CoreGos supportteam,” sier Piiroinen, og takker også CoreGo for å alltid sørge for tilstrekkelig opplæring og veiledning for HRR-personalet i systemets bruk.
Sarkkinen fra Ruisrock påpeker at betalingssystemets funksjonalitet har en stor innvirkning på festivalens besøkendes opplevelse. Når systemet fungerer perfekt, er det en usynlig del av arrangementet, men hvis problemer oppstår, kan det påvirke sterkt hvordan folk husker festivalen.
“Et fungerende betalingssystem påvirker besøksopplevelsen på bakgrunnsnivå: I stedet for å bruke tid på å stå i kø og betale, kan man nyte festivalen mer.”