Ruisrock ist eines der größten Musikfestivals Finnlands. Die Veranstaltung wird sit 1970 im Ruissalo-Park in Turku organisiert – die Inselumgebung bietet einen großartigen Rahmen für das Event, das am Meer und inmitten der Natur stattfindet.
Der stimmungsvolle und naturnahe Ruissalo-Park stellt jedoch von Anfang an eine Herausforderung für eine Großveranstaltung dar: Die Logistik und auch die modernen Kommunikationsverbindungen müssen präzise geplant werden. Für Ruisrock, das jedes Jahr mehr als 100.000 Festivalbesucher anzieht, muss sorgfältig überlegt werden, wie der Zahlungsverkehr und die dafür erforderlichen Netzwerkverbindungen für die wachsenden Anforderungen der Veranstaltung zuverlässig funktionieren können.
„Da Ruissalo eine wertvolle Natur- und Kulturregion ist, spielt der Umweltschutz in fast allen Bereichen der Veranstaltung eine herausragende Rolle.“
Ruisrock war 2024 das erste Mal vollständig bargeldlos. Dies erfordert ein flexibles Zahlungssystem und einen Partner, der den Zahlungsverkehr mit Fachwissen und Präzision umsetzt. CoreGo baute nicht nur das Zahlungssystem für Ruissalo, sondern auch das Netzwerk, das den Zahlungsverkehr während des Festivalwochenendes unterstützte. Das CoreGo-Team war zudem vor Ort, um sicherzustellen, dass bei Problemen sofort Hilfe verfügbar war.
Ruissalo als wertvolle, aber herausfordernde Umgebung für eine Großveranstaltung
Die Organisation eines der größten Festivals Finnlands auf einer Insel inmitten der Natur ist nicht einfach. Jeder Aspekt der Veranstaltungslogistik muss unter Berücksichtigung der schwierigen geographischen Bedingungen und der eingeschränkten Infrastruktur geplant werden.
„Da Ruissalo eine wertvolle Natur- und Kulturregion ist, liegt ein starkes Augenmerk auf dem Umweltschutz und der Respektierung der Region“, erklärt Miro Laukkanen, technischer Leiter bei CoreGo.
„Die besondere Umgebung bringt ihre eigenen Herausforderungen mit sich“, ergänzt Sara Sarkkinen, Verwaltungsleiterin von Ruisrock.
„Wenn man ein Festival von Grund auf neu aufbaut, gibt es wenig fertige Infrastruktur, wie man sie vielleicht auf anderen Festivalgeländen findet. Das Zahlungssystem ist ein kritischer Service, der einwandfrei funktionieren muss.“
Für CoreGos Zahlungssystem wird eine private, geschützte Netzwerkverbindung mit lizenzierten Funkfrequenzen aufgebaut. Darüber hinaus sichert CoreGo die Funktionalität des Zahlungsverkehrsnetzwerks mit einer Satellitenverbindung. Der Aufbau einer drahtlosen Verbindung dauert nur wenige Stunden. Dies spart viel Zeit im Vergleich zur Installation eines Kabelnetzwerks, bei dem die Zeit in Tagen gemessen würde.
Das drahtlose Netzwerk ermöglicht auch ein Minimum an Eingriffen in die Umwelt, was für CoreGo ein wichtiges Ziel ist und in der wertvollen Umgebung von Ruissalo besonders beanchtet wird.
Laut Sarkkinen hat das eigene Netzwerk für den Zahlungsverkehr eine große Bedeutung für das Festival:
„Auf dem Gelände gibt es viele Akteure und Funktionen, die ein Netzwerk benötigen. Die Belastung des Netzwerks ist daher hoch, und es ist wichtig, dass der Zahlungsverkehr eine eigene Verbindung und ein eigenes Netzwerk hat. So haben wir während des Festivals zwei voneinander getrennte Netzwerke, die sich bei Bedarf gegenseitig unterstützen.“
Für Ruisrock ist die Zusammenarbeit mit einem Anbieter, der auf Großveranstaltungen eingestellt ist, von entscheidender Bedeutung
Die Planung des Zahlungssystems für eine Veranstaltung beginnt immer mit den Bedürfnissen und Wünschen des Kunden. Basierend auf den Gesprächen stellt das CoreGo-Team fest, welche Anforderungen für den Erfolg der Veranstaltung entscheidend sind und wo gegebenenfalls Flexibilität notwendig ist. In der Eventbranche sind plötzliche Änderungen häufig, auf die man immer vorbereitet sein muss, erklärt Laukkanen von CoreGo.
„Bei der Wahl des Partners war es wichtig, dass der Anbieter Erfahrung im Festivalumfeld hat“, sagt Sarkkinen von Ruisrock.
Sie betont, dass die Festivalorganisation mit der Wahl von CoreGo als Partner zufrieden ist:
„Bei einer großen Veranstaltung muss man darauf vorbereitet sein, dass jedes Jahr etwas Unerwartetes passiert. CoreGo hat ein professionelles Team, mit dem es immer einfach ist, Herausforderungen zu lösen.“
In einer Veranstaltung muss die kontinuierliche Funktionalität und Sicherheit der Dienste gewährleistet werden. Auf dem Festivalgelände bewegen sich sowohl Besucher als auch Personal, weshalb CoreGo besonders auf die sichere Platzierung der benötigten Antennen achtet.
„Es war wichtig, einen Partner zu wählen, der Erfahrung im Festivalumfeld hat.“
Laukkanen von CoreGo betont auch die offene Kommunikation zwischen Veranstaltern und Dienstleistern. Eine enge Zusammenarbeit und proaktive Kommunikation sind entscheidend.
Die Auswirkungen eines nahtlosen Zahlungssystems auf die Erfahrung der Teilnehmer sind erheblich
Ein gut funktionierendes Zahlungssystem ist ein wesentlicher Bestandteil des Festivalerlebnisses, insbesondere im Bereich der Gastronomie. Essen und Trinken sind entscheidende Dienstleistungen während des mehrtägigen Festivals. Mit einem Standardticket für das Festivalgelände kann man nur einmal am Tag auf das Gelände kommen, daher sind viele Besucher während des langen Festivaltags auf die Gastronomiedienste angewiesen.
„Die Auswirkungen eines unzuverlässigen und schlecht funktionierenden Zahlungssystems sind direkt im Umsatz des Events zu sehen“, erklärt Laukkanen von CoreGo.
„Da die einzige Zahlungsmethode die Kartenzahlung ist, ist es von entscheidender Bedeutung, dass der Zahlungsverkehr während des gesamten Festivals reibungslos funktioniert, ohne Unterbrechungen.“
Toni Piiroinen, Direktor der Eventgastronomie bei Helsingin Rock and Roll Oy (HRR), unterstreicht die große Bedeutung eines reibungslosen Zahlungssystems sowohl für die Kunden als auch für das Personal der Eventgastronomie:
„In Ruisrock gibt es zehntausende Kunden, die Dienstleistungen in Anspruch nehmen und erwarten, dass diese einwandfrei funktionieren. Da die einzige Zahlungsmethode die Kartenzahlung ist, ist es für das Festival von entscheidender Bedeutung, dass der Zahlungsverkehr während des gesamten Events ohne Unterbrechungen funktioniert.“
Für die Gastronomiebetriebe ist es auch wichtig, dass das Back-End-System klar und anpassbar ist. In einem Festivalumfeld müssen oft noch kurzfristige Änderungen an der Produktpalette vorgenommen werden. Dies konnte mit CoreGos System problemlos umgesetzt werden.
Zudem ist es wichtig, dass während des Festivals Unterstützung vor Ort ist, falls Probleme mit den Zahlungsgeräten oder dem System auftreten.
„In jeder Veranstaltung dieser Größe entstehen Probleme, und das Support-Team vor Ort war in diesen Situationen sehr hilfreich. Probleme wurden schnell und mit einer kurzen Reaktionszeit vom CoreGo-Team gelöst“, sagt Piiroinen und lobt auch CoreGo für die Bereitstellung ausreichender Schulungen für das HRR-Personal im Umgang mit dem System.
Auch Sarkkinen von Ruisrock betont, dass die Funktionsfähigkeit des Zahlungsverkehrs einen erheblichen Einfluss auf das Erlebnis der Besucher hat. Ein gut funktionierendes System ist ein unsichtbarer Teil des Events, aber wenn es Probleme gibt, kann es den Eindruck vom Event stark beeinflussen.
„Ein funktionierendes Zahlungssystem wirkt sich stark auf das Besuchererlebnis aus: Statt in langen Warteschlangen zu stehen, können die Besucher das Event mehr genießen.“