Når er det aktuelt å velge systemleverandør? Når du trenger praktiske løsninger til bedriften, foreningen eller arrangementet ditt – funksjonelle systemer til for eksempel mottak av betaling, adgangskontroll, nettbutikk eller bygging av en mobilapplikasjon. En god systemleverandører kan tilfredsstille behovene dine på en komplett og allsidig måte, og tilby støtte og nødvendig integrering med systemer du allerede har.
I dette blogginnlegget går vi gjennom de viktigste tingene du bør tenke på når du skal velge systemleverandør. Enten du skal skaffe deg betalingsterminaler til en sommerkafé, en nettbutikkløsning for et idrettslag eller en omfattende teknologiløsning for et offentlig arrangement, er dette de første tingene du bør tenke over.
Et komplett tjenesteutvalg
Spesielt når du leter etter en mer omfattende systemløsning, lønner det seg å vite sikkert hva servicepakken inneholder. På større offentlige arrangementer kan du for eksempel trenge et betalingssystem, adgangskontrolløsninger for ulike kundegrupper, ansatte og frivillige, besøkstelling, samt mange andre systemer.
Kan du få alt eller det meste av dette fra samme sted? Jo flere løsninger du finner hos én leverandør, jo færre parter trenger du å inngå avtale med, planlegge tidsplaner og avtale møter med.
Hva kan du forvente av en systemleverandør? Trenger du for eksempel:
- Betalingssystem
- Smartkort eller -armbånd for kjappe betalinger og transaksjoner
- Adgangskontroll
- Besøkstelling
- Dataforbindelser
- Nettbutikk
- Mobilapp
En komplett tjenestepakke har alle de delene du trenger. Kartlegg derfor behovene dine nøye, og se deretter om den potensielle systemleverandøren tilbyr løsninger for noen eller alle disse.
Når betalingsterminalen ikke fungerer, er beredskapen under arrangementet en stor hjelp.
Utstyrssupport og beredskap under arrangementer
Når du for eksempel skal kjøpe et salgspunkt–system, lønner det seg å forsikre seg om at du har en effektiv kundeservice og teknisk support til disposisjon, som du raskt kan nå på telefonen eller på stedet.
Spesielt i et hektisk miljø hvor ting skjer raskt, det er mange kunder og alle har det travelt, er det viktig å få fikset en enhet som ikke fungerer, eller få tak i mer utstyr ved behov. Bak festivalens bardisk har man ikke alltid tid til å begynne å finne ut hvem man skal ringe til når en betalingsterminal ikke fungerer. Men det må være enkelt å ta kontakt med leverandør, og man må få tak i hjelp raskt. Så sørg for at systemleverandøren også tilbyr beredskapstjeneste under arrangementet, uavhengig av klokkeslettet.
Skalerbarhet og fleksibilitet
Enten det gjelder en betalingsløsning, din egen app eller en nettbutikk, bør du forsikre deg om at løsningen også vil fortsette å betjene deg ettersom virksomheten endrer og utvider seg.
Både når det gjelder et nytt arrangement, en restaurant, eller en fritidsforening, starter virksomheter i det små og kan vokse raskt. Når du velger systemleverandør, bør du forsikre deg om at de har muligheten til å levere mer utstyr og utvide tjenestene sine etter dine behov, selv med en stram tidsplan.
Ofte oppstår det også behov for å utvide tjenesten fra én funksjon til flere. La oss si at du skaffer deg et adgangskontrollsystem for de besøkende på arrangementet ditt. Midt i planleggingen av arrangementet oppdager du at du også trenger drikke- og matbonger til de forskjellige kundegruppene. En god systemleverandør kommer deg til unnsetning og tilbyr muligheten til å legge til nye betalingsmåter i smartarmbåndene du allerede har bestilt.
Smartarmbånd gjør det enklere å ankomme og handle på ditt arrangement.
Integrering
Når du velger systemleverandør, er det også viktig å vurdere hvor godt systemene fungerer sammen med de andre verktøyene dine.
For eksempel forenkler og effektiviserer integrering av POS-systemene i lagerstyrings- og regnskapssystemene mange prosesser. På den andre siden forbedrer en kombinering av adgangskontrollen ved arrangementer med en egen applikasjon og billettforhandlernes tjenester kundeopplevelsen, og sørger for en smidig ankomst til arrangementet.
Fleksible integreringer er en viktig del av en funksjonell systemløsning. I CoreGo anser vi det som viktig å muliggjøre fleksibel kombinering av ulike forretningsfunksjoner, slik at det er enkelt å bruke de forskjellige systemene sammen, både for de ansatte og kundene.
Data og rapportering
For å utvikle virksomheten din trenger du tilstrekkelig med data og tydelige rapporter. Dette krever en effektiv datainnsamling og pakking av dataene på en forståelig måte.
Systemleverandøren kan tilby både datainnsamling og rapportering av dataene. For eksempel produserer et moderne POS-system salgsdata, som på sitt beste kan vises i sanntid i visuell form. Adgangskontroll og besøkssporing produserer data som du enkelt kan bruke når du vurderer fremtidige planer. Besøksovervåkning basert på kameraovervåking avdekker køer, populære ruter, steder som ofte står ubrukt og køtider.
CoreGo tilbyr en skytjeneste der du kan overvåke arrangementets kontantstrøm, antall besøkende eller spesifikke områders bruksgrad i sanntid. Dette lar deg spore salgstall, bruks–topper samt kundenes, medlemmenes eller de ansattes preferanser og vaner og planlegge driften din ved hjelp av tydelige rapporter.
Profesjonalitet og ressurser
Når du velger systemleverandør, bør du også undersøke leverandørens ressurser. Det er viktig å undersøke at vedlikeholdet av tjenesten ikke er avhengig av én eller to personer, men at leverandøren har tilstrekkelig kapasitet til å reagere og tilby støtte dersom noe uventet skulle skje.
Noen ganger er det også lurt å kontakte systemleverandørens referanser og spørre andre brukere om deres erfaringer. Det er også greit å ha kjennskap til profesjonaliteten hos leverandørens ansatte; på sitt beste kan en kompetent systemleverandør gi bistand både i viktige avgjørelser og i planlegging.
Verdier og ansvar
Hvilke verdier har bedriften din? Det lønner seg også undersøke hvordan det tas hensyn til alt fra ansvar og de ansattes trivsel til informasjonssikkerhet og miljøspørsmål i systemleverandørens bedrift.
En systemleverandør som opererer på samme verdigrunnlag som deg, utvikler virksomheten og sine tjenester i en retning som også passer med fremtiden i din egen organisasjon – slik skapes det gode forutsetninger for å danne et langt og rikt samarbeidsforhold.