Onnistunut tapahtumakokemus muodostuu monesta eri tekijästä. Hyvä ohjelma ja kiinnostava sisältö ovat tärkeässä roolissa, mutta kävijän kokemukseen vaikuttavat yhtä paljon tapahtuman sujuvuus, helppo asiointi, turvallisuus ja se, miten hyvin tapahtuman eri palvelut toimivat yhteen.
Tässä artikkelissa käymme läpi, mitkä tekijät vaikuttavat onnistuneeseen tapahtumakokemukseen ja miten teknologiaa voidaan hyödyntää sen rakentamisessa.
Mitkä asiat vaikuttavat tapahtumakokemukseen?
Tapahtumakokemus alkaa jo ennen alueelle saapumista ja jatkuu aina sen päättymiseen saakka. Lipunosto, sisäänpääsy, maksaminen ja toimivat palvelut muodostavat kokonaisuuden, jossa yksittäisetkin haasteet voivat vaikuttaa koko kokemukseen.
Tapahtumanjärjestäjän näkökulmasta tavoitteena on rakentaa mahdollisimman sujuva kokonaisuus, jossa kävijä voi keskittyä tapahtumasta nauttimiseen ilman turhia häiriöitä tai huolia.
Sujuva saapuminen ja kulunvalvonta
Tapahtuman ensivaikutelma muodostuu usein jo alueelle saavuttaessa. Jos sisäänkäynnillä syntyy pitkiä jonoja tai sisäänpääsy on hidasta, tapahtuma alkaa helposti huonolla kokemuksella.
Moderni kulunvalvonta voi nopeuttaa kävijöiden sisäänpääsyä ja helpottaa erilaisten kulkuoikeuksien hallintaa. Esimerkiksi RFID-tunniste voi toimia kulkulupana, jolle voidaan määrittää käyttöoikeudet eri alueille.
Helppo ja nopea maksaminen
Maksamisen tulee olla helppoa ja nopeaa, sillä se on yksi näkyvimmistä osista tapahtumissa. Jos ostaminen on hidasta tai myyntipisteillä syntyy pitkiä jonoja, vaikutus näkyy nopeasti kävijätyytyväisyydessä.
Tapahtumissa voidaan hyödyntää erilaisia maksutapoja, kuten maksupäätteitä, lähimaksamista, QR-koodimaksamista ja RFID-tunnisteita. RFID-tunnisteet tarjoavat tapahtumaan helposti integroitavan tavan yhdistää maksaminen ja kulkuoikeudet samaan tunnisteeseen. QR-koodin avulla pystyt hyödyntämään etuja ja hoitamaan maksamisen puhelimen kautta.
Sopiva maksutapa riippuu tapahtuman tarpeista, kävijöistä ja siitä, mitä muita toimintoja maksamiseen halutaan yhdistää. Esimerkiksi yritys- ja VIP-asiakkaiden tarpeet voivat poiketa tavallisesta kuluttajamaksamisesta. Tällöin laskutuskortit ovat hyvä valinta tapahtumaan, sillä ne helpottavat yritysasiakkaiden ostosten käsittelyä ja laskutusta.
Älytunnisteemme eri tarpeisiin
Luotettavat verkkoyhteydet ovat tapahtuman perusta
Tapahtumassa teknologian pitää toimia myös silloin, kun alueella on tuhansia tai kymmeniä tuhansia ihmisiä.
Maksupäätteet, kulunvalvonta, taustajärjestelmät ja muut tapahtuman digitaaliset palvelut tarvitsevat toimivan verkkoyhteyden. Siksi verkkoratkaisun suunnittelu on olennainen osa tapahtuman teknistä kokonaisuutta.
Tapahtuman tarpeista riippuen yhteydet voidaan toteuttaa esimerkiksi Wi-Fi-verkon, mobiiliyhteyksien tai privaatti 4G tai 5G-verkon avulla. Myös varayhteyksien ja mahdollisten offline-toimintojen suunnittelu auttaa varmistamaan palveluiden jatkuvuuden.
Sopiva verkkoratkaisu tapahtumaasi
Teknologia, joka tekee kokemuksesta sujuvamman
Parhaimmillaan tapahtumateknologia ei vie kävijän huomiota. Se toimii taustalla ja tekee asioinnista mahdollisimman helppoa.
Sama tunniste voi toimia niin kulkulupana, maksuvälineenä ja sisältää muita tapahtuman etuja. Tämä vähentää kävijän tarvitsemien erillisten tunnisteiden sekä palveluiden määrää ja näin helpottaa tapahtuman operointia.
Tärkeää on kuitenkin tarkastella yksittäisten ratkaisujen sijaan koko tapahtuman kokonaisuutta. Maksamisen, kulunvalvonnan, verkkoyhteyksien ja muiden järjestelmien tulisi toimia mahdollisimman saumattomasti yhdessä.
Hyödynnä tapahtumasta saatavaa dataa
Onnistunut tapahtumakokemus ei pääty tapahtuman viimeisen kävijän lähtiessä. Tapahtumasta kerätty data auttaa ymmärtämään, mikä toimi ja missä on vielä kehitettävää.
Myyntidatan lisäksi kävijälaskentakamerat voivat tarjota tietoa kävijämääristä ja tapahtuma-alueen kävijävirroista. Kun tiedetään, missä ihmiset liikkuvat ja milloin eri alueet ovat vilkkaimmillaan, voidaan kehittää esimerkiksi alueen palveluita, sijoittelua ja henkilöstön resursointia.
Myyntidatan avulla voidaan puolestaan tarkastella, mitä tuotteita myydään, missä myynti on suurinta ja milloin kysyntä kasvaa. Näitä tietoja voidaan hyödyntää esimerkiksi henkilöstön sijoittelussa, varastonhallinnassa ja myyntipisteiden kehittämisessä myös tapahtuman aikana.
Tapahtuman jälkeen kerätty data auttaa suunnittelemaan seuraavaa tapahtumaa. Kun järjestäjällä on parempi käsitys kävijämääristä, ostokäyttäytymisestä ja tapahtuman toiminnasta, päätöksiä voidaan tehdä tiedon eikä oletusten perusteella.
Seuraa myyntiäsi CoreGo Cloudin avulla
Kävijälaskentakamera keräämään dataa
Kokemusta kannattaa kehittää kokonaisuutena
Yksittäinen teknologia ei tee tapahtumasta onnistunutta. Hyvä tapahtumakokemus syntyy siitä, että kaikki sen osa-alueet tukevat toisiaan.
Kävijän näkökulmasta tämä tarkoittaa helppoa saapumista, sujuvaa liikkumista, nopeaa maksamista ja toimivia palveluita. Tapahtumanjärjestäjän näkökulmasta onnistunut kokonaisuus tarkoittaa lisäksi luotettavaa teknologiaa, toimivia yhteyksiä ja tehokasta operointia.
Kun maksaminen, kulunvalvonta, verkkoyhteydet ja data muodostavat toimivan kokonaisuuden, teknologia voi auttaa sekä parantamaan kävijäkokemusta että tekemään tapahtuman järjestämisestä sujuvampaa.