Ruisrock on yksi Suomen suurimmista musiikkifestivaaleista. Tapahtuma on järjestetty vuodesta 1970 Turun Ruissalossa – saarimiljöö tarjoaa upeat puitteet tapahtumalle meren ja luonnon äärellä.
Tunnelmallinen ja luonnonläheinen Ruissalon Kansanpuisto on kuitenkin ollut alusta asti tapahtumapaikkana haastava suurtapahtumalle: logistiikka ja tänä päivänä myös tietoliikenneyhteydet pitää suunnitella tarkasti. Yli 100 000 festivaalikävijän rajapyykin vuosittain ylittävä Ruisrock joutuu pohtimaan tarkkaan, miten maksuliikenne ja sen vaatima verkkoyhteys saadaan toimimaan jatkuvasti kasvavan festivaalituotannon eri tarpeisiin.
“Ruissalon ollessa luonnoltaan ja kulttuurihistorialtaan arvokas alue, korostuu lähes kaikessa toiminnassa ympäristönäkökulma.”
Ruisrock oli vuonna 2024 ensimmäistä kertaa festivaaliorganisaation osalta täysin käteisetön tapahtuma. Käteisettömyys vaatii panostusta ketterään maksujärjestelmään ja kumppanin, joka tuottaa maksuliikenteen ammattitaidolla ja tarkkuudella. CoreGo rakentaa Ruissaloon maksujärjestelmän lisäksi myös maksuliikennettä tukevan verkon festivaaliviikonlopun ajaksi. CoreGon tiimi päivystää paikan päällä koko tapahtuman ajan varmistaen, että ongelmatilanteissa apu on aina lähellä.
Suomen suurimpiin kuuluvan tapahtuman järjestäminen saaressa luonnon keskellä ei ole aivan yksinkertaista. Jokainen tapahtumatuotannon osa-alue on suunniteltava ympäristö ja haastava logistiikka huomioiden.
“Ruissalon ollessa luonnoltaan ja kulttuurihistorialtaan arvokas alue, korostuvat lähes kaikessa toiminnassa ympäristönäkökulma sekä alueen kunnioittaminen”, kertoo CoreGon tekninen vastaava Miro Laukkanen.
“Erityinen alue tuo omat haasteensa”, komppaa Ruisrockin hallintopäällikkö Sara Sarkkinen. “Kun rakennetaan festivaalia tyhjästä niin infraa ei valmiina ole paljoa, kuten ehkä useilla muilla festarialueilla. Maksujärjestelmä on kriittinen palvelu, jonka on pakko toimia.”
CoreGon maksujärjestelmää varten rakennetaan yksityinen suojattu verkkoyhteys luvanvaraisin radiotaajuuksin. CoreGo varmentaa maksuliikenneverkkonsa toimivuuden tämän lisäksi vielä satelliittiyhteydellä. Langattoman yhteyden rakentaminen vie muutamia tunteja. Se säästää paljon aikaa verrattuna siihen, että verkko toteutettaisiin kaapelivedoin: kaapelien vetämiseen kuluva aika mitattaisiin päivissä. Langaton verkko mahdollistaa myös mahdollisimman vähäisen kajoamisen ympäristöön verkkoa rakennettaessa, mikä on CoreGolle tärkeä tavoite ja korostuu Ruissalon arvokkaassa ympäristössä.
Ruisrockin Sarkkisen mukaan maksuliikenteen omalla verkolla on suuri merkitys tapahtumalle:
“Alueella on paljon toimijoita ja toimintoja, jotka tarvitsevat verkkoa. Kuormitus verkolle on siis suuri ja siksi on tärkeää, että maksuliikenteelle on oma yhteys ja verkkonsa: näin meillä on tapahtumassa kaksi toisistaan erillistä verkkoa, jotka myös tarvittaessa tukevat toisiaan.”
Maksujärjestelmän suunnittelu tapahtumaan lähtee aina asiakkaan tarpeista ja toiveista. Keskustelujen pohjalta CoreGon tiimi hahmottaa, mitkä tarpeet ovat tapahtuman onnistumisen kannalta kriittisiä ja mistä voidaan tarvittaessa joustaa. Tapahtuma-alalla toimiessa äkilliset muutokset ovat yleisiä ja niihin on aina varauduttava, CoreGon Laukkanen kertoo.
“Kumppanin valinnassa oli tärkeää, että toimija on tottunut toimimaan festariympäristössä”, Ruisrockin Sarkkinen toteaa. Sarkkinen kertoo tapahtumaorganisaation olleen tyytyväinen CoreGon valintaan yhteistyökumppaniksi.
“Isossa tapahtumassa pitää olla valmistautunut siihen, että joka vuosi tulee eteen jotain yllättävää. CoreGolla on ammattitaitoinen porukka, jonka kanssa on aina helppo lähteä ratkomaan haasteita.”
Tapahtumaympäristössä on tärkeää varmistaa palvelun katkeamaton toiminta ja turvallisuus. Festivaalialueella liikkuu paljon sekä yleisöä että henkilökuntaa ja siksi CoreGo huolehtii tarkasti esimerkiksi tarvitsemiensa antennien turvallisesta sijoittelusta.
“Kumppanin valinnassa oli tärkeää, että toimija on tottunut toimimaan festariympäristössä.”
CoreGon Laukkanen painottaa niinikään, että suurtapahtumassa avoin keskustelu tapahtumaorganisaation ja palveluntuottajan välillä on erittäin tärkeää. Tiivis viestintä ja proaktiivinen ote on puolin ja toisin merkittävässä roolissa.
Hyvin toimivat maksuyhteydet ovat tärkeä osa festivaalin kävijäkokemusta ja erityisesti ravintolatoiminnan osalta toimiva maksuliikenne on ensiarvoisen tärkeä. Ruoka ja juoma ovat tärkeitä palveluita viikonlopun mittaisessa tapahtumassa. Ruisrockin peruslipulla festivaalialueelle pääsee saapumaan vain kerran päivässä, joten moni kävijä on alueen ravintolapalveluiden varassa koko pitkän tapahtumapäivän.
“Epäluotettavan ja huonosti toimivan maksujärjestelmän vaikutukset näkyvät suoraan tapahtumanaikaisessa myynnissä”, CoreGon Laukkanen toteaa.
“Kun maksutapana on pelkästään korttimaksu, on elintärkeää, että maksuliikenne toimii saumattomasti koko festivaalin ajan ilman keskeytyksiä.”
Ruisrockin ravintolatoiminnasta vastaa Helsingin Rock and Roll Oy. HRR:n tapahtumaravintolatoiminnan johtaja Toni Piiroinen painottaa sujuvan maksuliikenteen merkityksen olevan suuri sekä asiakkaiden että tapahtumaravintoloiden henkilöstön kannalta:
“Ruisrockissa on kymmeniä tuhansia asiakkaita, jotka kuluttavat palveluita odottaen, että palvelut toimivat saumattomasti. Kun maksutapana on pelkästään korttimaksu, on tapahtumalle elintärkeää, että maksuliikenne toimii saumattomasti koko festivaalin ajan ilman keskeytyksiä.”
Ravintolatoiminnan kannalta järjestelmän tärkeimpiin ominaisuuksiin kuuluu Piiroisen mukaan myös taustajärjestelmän selkeys ja muokattavuus. Tapahtumaympäristössä joudutaan usein tekemään vielä viime hetken muutoksia tuotteistuksiin. Tämä onnistui CoreGon järjestelmällä vaivatta. Tärkeää on lisäksi, että tapahtuman aikana tuki on lähellä, jos maksupäätteiden tai järjestelmän käytössä kohdataan ongelmia.
“Ongelmatilanteita syntyy jokaisessa tämän kokoisessa tapahtumassa ja päivystävä henkilöstö on paikallaan näissä tilanteissa – ongelmat ratkesivat helposti ja nopealla vasteajalla CoreGon päivystävän tiimin toimesta”, Piiroinen toteaa ja kiittää myös CoreGoa valmiudesta järjestää HRR:n henkilöstölle aina riittävästi koulutusta ja perehdytystä järjestelmän käyttöön.
Myös Ruisrockin Sarkkinen toteaa, että maksuliikenteen toimivuudella on merkittävä vaikutus tapahtuman kävijäkokemukseen. Kyseessä on asia, joka toimiessaan täydellisesti on näkymätön osa tapahtumaa, mutta ongelmien ilmetessä voi vaikuttaa vahvasti tapahtumasta jäävään mielikuvaan.
“Toimiva maksuliikenne vaikuttaa taustalla paljon tapahtuman kävijäkokemukseen: sen sijaan, että aikaa kuluu jonottamiseen ja ostamiseen, voi nauttia tapahtumasta enemmän.”